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标题: 日企职场中打电话的礼节和注意点 [打印本页]

作者: ivytony    时间: 2016-10-20 12:54     标题: 日企职场中打电话的礼节和注意点

●電話をかけるとき

  1. 事前準備をしておく。 ?相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。

  ?用件と、話す順序を整理する

  ?必要な資料、メモを手元に用意する

  2. 相手が出たら自分の会社、

  名前を名乗り、あいさつをする。

  ?取引先など、つき合いのある

  相手の場合

  ?初めて電話をする相手の場合

  「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」

  「お忙しいところ失礼いたします。 私、○○会社の鈴木と申します。」

  3. 呼び出してほしい相手の名前

  を告げる 「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」

  4. 呼び出した相手が出たら、再

  度名乗ってあいさつをする。 「○○会社の鈴木でございます(です)。いつもお世話になっております。」

  5. 用件は明確に、要点をおさえ

  て簡潔に話す。

  ?用件が長くなりそうな場合

  は相手の承諾を得てから話す。 「○○の件ですが。」

  「○点あります。まず1点目ですが。」

  「今よろしいでしょうか。」

  「少々お時間をいただけますでしょうか。」

  6. 話したい相手が不在の場合、

  自分がどうしたいかを取り次

  いだ人に伝える。 「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」

  「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」

  「伝言をお伝えいただけますか。」

  7. 伝言を頼んだときは、用件が

  正しく伝わっているか確認

  し、相手の名前を聞いておく。

  ?相手が復唱しないときはポ

  イントを要領よく復唱する。

  ?相手が名乗らないとき

  「念のため確認させていただきます。」

  「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」

  8. 折り返し電話をもらうときは、

  電話番号を伝えておくと、

  相手の手間が省ける。 「念のため電話番号を申し上げます。」

  9. 自分の部署名、名前を名乗る。 「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します(が承りました)。」

  10. 締めくくりのあいさつをする。 「それでは、よろしくお願いいたします。」

  11. 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。

  ●配慮のひと言

  配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を与える表現になる.

  元の言葉 配慮のひと言 適切な表現

  少々お時間をいただきます よろしいでしょうか 少々お時間をいただきますが、よろしいでしょうか

  担当者が心得ております ご安心ください 担当者が心得ておりますので、ご安心ください

  後ほどお送りください 大丈夫でございます 後ほどお送りいただければ大丈夫でございます

  ●上司に対する言葉づかい

  シチュエーション 言葉づかい

  (書類を)見てもらう 「部長、よろしければご覧いただけますか」

  手が空いたときに見て

  もらう 「お手すきでしたら、お目通しいただけませんか」

  気に入ってもらえてる

  かどうか確認する 「お気に召していただけましたでしょうか」

  ハンコをもらいたい 「こちらにご印をいただきたいのですが」

  先に帰るとき 「お先に失礼させていただきます」




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